Reglur um stjórnarhætti

Stjórnarhættir VBM eru í samræmi við ákvæði laga nr. 131/1997 , um rafræna eignarskráningu verðbréfa, og laga nr. 2/1995 , um hlutafélög (einnig „hfl“).

Stjórnarhættir VBM eru í samræmi við ákvæði laga nr. 131/1997 , um rafræna eignarskráningu verðbréfa, og laga nr. 2/1995 , um hlutafélög (einnig „hfl“).

VBM er hlutafélag en hlutafélagalögin kveða á um að stjórnkerfi hlutafélags skuli samsett af hluthafafundi, félagsstjórn og framkvæmdastjóra. Ákveðin valdaskipting og jafnvægi gildir milli þessara eininga. Áhætta hluthafa er takmörkuð við þá fjármuni sem inntir eru af hendi í formi hlutafjár til félagsins og bera þeir því ekki persónulega ábyrgð á heildarskuldbindingum félagsins umfram þá fjárhæð.

Samkvæmt 80. gr. hfl. fer hluthafafundur með æðsta vald í málefnum félagsins. Í 2. mgr. 63. gr. sömu laga kemur fram að hluthafafundur kýs stjórn en samkvæmt 1. mgr. 65. gr. hfl. ræður stjórn framkvæmdastjóra. Fram kemur svo í 1. mgr. 68. gr. hfl. að félagsstjórn og framkvæmdastjóri fari með stjórn félagsins.

Á hluthafafundi félagsins fara hluthafar með æðsta vald í málefnum félagsins, sbr. 1. mgr. 80. gr. laga um hlutafélög. Hluthafar koma að ákvörðunartöku félagsins samkvæmt lögum nr. 2/1995, um hlutafélög, og lögum nr. 131/1997, um rafræna eignarskráningu verðbréfa. Samkvæmt 4.1. gr. samþykkta VBM kýs aðalfundur árlega þrjá aðalmenn í stjórn félagsins og tvo til vara. Um hæfi þeirra fer að lögum. Meirihluti stjórnarmanna skulu vera óháðir einstökum hluthöfum félagsins. Með því er átt við að meirihluti stjórnarmanna getur hvorki verið starfsmenn hluthafa, stjórnarmenn  hluthafa eða verið eigendur að meira en 10% eignarhlut í hluthafa. Samkvæmt 4.10. gr. skal á fyrsta fundi nýkjörinnar stjórnar kjósa formann og ákveða verkaskiptingu að öðru leyti. Í 4.15. gr. kemur svo fram að stjórnin hefur æðsta vald í málefnum félagsins milli hluthafafunda og gætir hagsmuna þess gagnvart þriðja manni. Hún skal annast um og hafa eftirlit með að skipulag félags og starfsemi sé jafnan í réttu og góðu horfi.

Um hlutverk og skyldur framkvæmdastjóra er einnig fjallað í lögum um hlutafélög. Þannig annast framkvæmdastjóri daglegan rekstur félagsins og skal í þeim efnum fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem félagsstjórn hefur gefið sbr. 2. mgr. 68. gr. hfl. Samkvæmt 3. málsl. 2. mgr. 70. gr. laganna kemur fram að framkvæmdastjóri eigi sæti á fundum félagsstjórnar og hefur þar umræðu- og tillögurétt, nema félagsstjórn ákveði annað í einstökum tilvikum. Í 5. mgr. sömu greinar kemur svo fram að félagsstjórn skal setja sér starfsreglur þar sem nánar skal kveðið á um framkvæmd starfa stjórnarinnar.

Um skyldu stjórnar til þess að setja leiðbeiningar um innra eftirlit er kveðið á um í lögum nr. 131/1997. Í 7. gr. laganna kemur fram að stjórn verðbréfamiðstöðvar skuli setja sér starfsreglur. Í þeim skuli meðal annars kveðið á um að stjórnin taki afstöðu til skipulags félagsins, til dæmis hvað varðar reikningsskil, innra eftirlit, tölvukerfi, fjárhagsáætlanir og hvernig hagað sé reglubundnu eftirliti með ákvörðunum stjórnar um þau atriði og með hvaða hætti slíkar ákvarðanir skuli endurskoðaðar. Í 13. gr. laganna kemur svo fram að stjórn félagsins ber ábyrgð á því að fyllsta öryggis sé gætt í starfsemi hennar og að reksturinn fari fram á hagkvæman hátt.

Samkvæmt 2.5.2. gr. skal  stjórn taka starfsreglur sínar til upprifjunar og endurskoðunar árlega. Í 2.5.3. gr. eru svo gerðar lágmarkskröfur um það sem skylt er að fjalla um í starfsreglunum. Starfsreglur stjórnar VBM uppfylla þær kröfur.

Í 4.17. gr. samþykkta VBM kemur fram að stjórn skuli setja sér starfsreglur þar sem nánar er kveðið á um framkvæmd starfa hennar.

Í starfsreglum stjórnar VBM er nánar fjallað um samband stjórnar og framkvæmdastjóra o.fl. Reglunum er ætlað að kveða á um framkvæmd starfa stjórnar félagsins, helstu verkefni stjórnar, verkaskiptingu stjórnar og samskipti stjórnar, stjórnarformanns og framkvæmdastjóra, sbr. 1.2. gr. reglnanna. Samkvæmt 3.1. gr. fer formaður stjórnar með samskipti milli stjórnar og framkvæmdastjóra. Í 8.1. gr. starfsreglnanna kemur fram að stjórn félagsins fer með æðsta vald í málefnum þess milli hluthafafunda. Helstu verkefni stjórnar eru  útlistuð í 8.2. gr. reglnanna. Í a- lið sömu greinar, kemur fram að stjórn skuli hafa yfirumsjón með starfsemi félagsins og almennt eftirlit með rekstri þess og stjórnendum og taka ákvarðanir um óvenjulegar eða verulegar ráðstafanir. Samkvæmt h. lið sömu greinar skal stjórn taka ákvarðanir um höfuðþætti í stjórnskipulagi félagsins í samráði við framkvæmdastjóra, þ.m.t. að staðfesta skipurit félagsins og hafa eftirlit með framkvæmd stefnumiða. Samkvæmt 10.1. gr. ræður stjórn framkvæmdastjóra til félagsins og gerir við hann ráðningarsamning og veitir honum lausn frá starfi. Í sömu grein kemur jafnframt fram að stjórn semur starfsreglur/starfslýsingu fyrir framkvæmdastjóra og setur honum stefnuviðmið. Í 13.1. grein kemur loks fram að stjórnin skal árlega meta störf sín, stærð, samsetningu, verklag og starfshætti, frammistöðu framkvæmdastjóra og annarra daglegra stjórnenda og þróun félagsins. Árangursmati er ætlað að bæta vinnubrögð og auka skilvirkni stjórnarinnar og leiða í ljós þætti sem betur megi fara.

Eftirfylgni með stefnu, áætlun og verklagsreglum sem stjórnin setur er tryggð með mánaðarlegri skýrslu framkvæmdastjóra til stjórnar, yfirferð stjórnar á rekstrinum, áhættustýringarferli, tilkynningu um innra eftirlit og öðrum fastmótuðum eftirlitsaðferðum.

VBM mun reglulega sitja fundi með Fjármálaeftirlitinu og Seðlabanka Íslands. Álit þátttakanda og annarra hagsmunaaðila verða greind og tekin til umfjöllunar með mismunandi hætti.

VBM er í eigu Arion banka, Íslandsbanka, Lífeyrissjóðs verslunarmanna, Lífeyrissjóðs verkfræðinga, Gildi lífeyrissjóðs, Birtu lífeyrissjóðs, Almenna lífeyrissjóðsins, Festu lífeyrissjóðs ásamt einkafjárfestum.

Upplýsingar um stjórnarhætti

Lög um hlutafélög og lög um rafræna eignarskráningu verðbréfa eru aðgengileg á vefsíðunni www.althingi.is .

Heildarreglur fyrir stjórn VBM eru útlistaðar í samþykktum félagsins sem eru birtar á heimasíðu félagsins. Skipurit og starfsreglur stjórnar félagsins er einnig að finna á áðurgreindri vefsíðu.

Víðtækar upplýsingar um stjórnarhætti VBM eru sendar til Fjármálaeftirlitsins við ýmis tilefni auk þess að vera rædd á fundum með Fjármálaeftirlitinu sem haldnir eru reglulega. Eigendur, viðskiptavinir og tilvonandi viðskiptavinir geta jafnframt óskað eftir aðgangi að ítarlegri upplýsingum.